Proč a jak psát motivační (průvodní) dopis?

V našem nedávném článku ses mohl/a dozvědět, jak napsat co nejlepší životopis. Vzhledem k tomu, že jej ale neposíláš potenciálnímu zaměstnavateli samotný a musíš k němu ještě něco přiložit a připsat, tak se tentokrát zaměříme na to, jak sepsat právě motivační neboli průvodní dopis.

Stručně, jasně, přehledně

Protože se jedná o velmi důležitou písemnost, i u ní, stejně jako u životopisu, platí, že je důležité nepodcenit její přípravu, sepsat ji stručně, jasně a především přehledně. Tedy tak, aby měla nějakou hlavu a patu, a neskákal/a jsi v ní od jednoho k druhému.

Na zřeteli přitom musíš mít hlavně to, že je tvým cílem personalistu upoutat a vzbudit v něm zájem prostudovat si tvůj životopis a pozvat tě na osobní pohovor, nikoliv ho zahltit spoustou nepodstatných informací, které jej naopak od další četby odradí. Podstatné je tedy dát najevo, že právě ty jsi vhodný kandidát na obsazovanou pozici a že splňuješ všechny požadavky, kterých je třeba.

Zbytečně se proto nepodceňuj a neboj se trošku si věřit. Může se ti to jedině vyplatit. Jak jistě víš, risk je zisk. A ztratit prakticky nic nemůžeš. Ovšem na druhou stranu, raději ani nic příliš nenafukuj. Téměř všechno se dá ověřit, a jestliže to praskne, nejen, že místo nedostaneš, ale ještě budeš mít „z ostudy kabát“.

A co všechno tedy uvést?

I když není lehké vměstnat spoustu podstatných informací na jednu stránku, mělo by se ti podařit v rámci jednotlivých částí uvést především tyto údaje:

• Kdo se na místo hlásí – tvoje jméno, adresu, telefon, email. Tyto informace uveď buď do horního pravého rohu, nebo do záhlaví.
• Oslovení – pokud neznáš jméno konkrétní osoby, které dopis směřuješ, zvol raději obecné oslovení jako „Dobrý den“, popřípadě „Vážený pane/vážená paní“. Kdybys totiž zvolil/a oslovení Vážená paní, a personalista byl muž, vyznělo by oslovení nepatřičně a i taková drobnost by mohla jeho hodnocení částečně ovlivnit.
• Specifikace pozice, na kterou reaguješ, aby nedošlo v případě více nabízených míst k záměně. Také zmiň zdroj, ze kterého ses o nabízeném místě dozvěděla – např. tisk, konkrétní internetová stránka, doporučení známého a podobně.
• Důvod a motivace tvého zájmu – proč konkrétně máš zájem pracovat pro tuto společnost a na tomto postu. Uvést můžeš například, že chceš uplatnit všechny tvé znalosti, zkušenosti a dovednosti, baví tě pracovat s lidmi či jiné.
• Shrnutí a zdůraznění kvalifikačních předpokladů – zde se odkaž na tebou přiložený životopis, získané a doložené (nejen) jazykové certifikáty a jiné zvláštní znalosti a dovednosti. I ty mohou sehrát v rozhodování o tvém přijetí/nepřijetí či pozvání/nepozvání k ústnímu pohovoru, významnou roli. Příkladem může být i státní zkouška z psaní na klávesnici, nebo uvedení získaných řidičských oprávnění.
• Výzva k akci – ke konci dopisu pak nezapomeň vyzvat personalistu, aby tě pozval k osobnímu pohovoru a nezapomeň připsat své časové možnosti.
• Rozloučení – na úplný závěr se samozřejmě slušně rozluč. Nemusíš nijak obsáhle, stačí jen „Se srdečným pozdravem“ nebo jen „S pozdravem“ a kousek pod to se podepsat. Plus na tištěný motivační dopis přidej i vlastnoruční podpis.

Až celý tento dopis sepíšeš, několikrát si jej ještě přečti, a to nejlépe i s určitým časovým odstupem. Třeba za hodinu, nebo druhý den ráno. Častokrát tam najednou uvidíš chyby, které jsi v samotném zápalu tvorby přehlédl/a a jež by na tebe mohly ve finále přitáhnout velmi negativní pozornost. A to jistě nechceš. Rovněž tak zkontroluj, zda je dopis na stránce rovnoměrně rozvržený a jaký dojem celkově vzbuzuje.

Kromě toho, pokud budeš životopis s motivačním dopisem odesílat elektronicky, nezapomeň tyto soubory uložit pod svým jménem. Až bude personalista společnosti hledat tvůj dopis, snadněji se zorientuje a spíše na tebe nezapomene. Pokud by to totiž hledal příliš dlouho, mohl by nakonec dát raději přednost jinému uchazeči, který se mu „připlete do cesty“ dříve.

A jestliže to všechno pak přeci jen nedopadne dobře a ty i přes veškerou svoji snahu tvé vysněné místo nezískáš, nezoufej a nevzdávej to. V tomto případě totiž obzvláště platí, že trpělivost růže přináší a je třeba vydržet a zkoušet to stále znovu. I na tebe se jistě brzy štěstí usměje, tomu věř.